Czy pracodawca może przeglądać e-maile pracownika?

Przepisy przewidują granicę, której nie wolno Ci przekroczyć – granicę prywatności. Zanim więc zdecydujesz się na kontrolowanie skrzynek e-mailowych pracowników, sprawdź, czy są to działania dozwolone przez prawo.

Pracodawca ma prawo dostępu do służbowej poczty pracownika, czyli tej, która służy realizowaniu przez niego obowiązków i zadań zleconych przez pracodawcę. Pracownik nie działa przecież wówczas we własnym imieniu, jako osoba prywatna, lecz realizuje zadania na rzecz i w interesie pracodawcy.

W Kodeksie pracy nie znajdziemy przepisów, które wprost regulowałyby kwestie zakresu kontroli służbowej poczty pracowników. Przewidziano w nim jednak, że pracodawca ma prawo realizowania władczych uprawnień wobec pracownika, kontroli jakości jego pracy oraz wydajności. Z drugiej strony należy pamiętać o podstawowej zasadzie prawa pracy, wyrażonej w art. 111 Kodeksu pracy, która stanowi o obowiązku poszanowania przez pracodawcę godności i innych dóbr osobistych pracownika.

Czy przełożony może zajrzeć do skrzynki e-mailowej pracownika?
Trzeba pamiętać o tym, że pracownicy często wykorzystują służbowy adres poczty elektronicznej nie tylko do prowadzenia korespondencji związanej z pracą, ale także w celach prywatnych – wymieniają e-maile z innymi pracownikami lub osobami spoza firmy.

Teoretycznie do takich listów nie powinien mieć dostępu nikt postronny – w tym także pracodawca. Jednak najczęściej poczta ta jest archiwizowana na serwerach firmowych. Dostęp do niej mogą więc mieć nie tylko przełożeni czy osoby zastępujące nieobecnego pracownika, ale też służby informatyczne.

Rzecznik Praw Obywatelskich zajął ostatnio stanowisko, że służbowa poczta pracowników nie powinna być kontrolowana przez pracodawcę. Trudno jednak taką opinię przyjąć bez zastrzeżeń. Poczta służbowa ze swej istoty powinna być wykorzystywana w celach służbowych, a treść e-maili napisanych i otrzymanych w związku z pracą musi być dla pracodawcy dostępna.

To, że pracownicy używają służbowej poczty do prowadzenia prywatnej korespondencji, jest ich wyborem, więc dokonując go, powinni się liczyć z pewnymi ograniczeniami.

Konieczność przejrzenia służbowej poczty pracownika może wynikać z różnych potrzeb pracodawcy, nie tylko z ciekawości czy chęci uzyskania wiedzy o poczynaniach podwładnego. W sytuacji gdy pracownik długo choruje, przebywa na urlopie wypoczynkowym albo jego nieobecność jest nieusprawiedliwiona, zapoznanie się z treścią jego korespondencji bywa niezbędne po to, żeby sprawdzić stan prowadzonych przez niego uzgodnień, złożonych zamówień itp.

Wówczas pracodawca lub oddelegowany przez niego inny pracownik może, nawet przypadkiem, zapoznać się z treścią prywatnej korespondencji kolegi znajdującej się w poczcie elektronicznej.

O co musisz zadbać, żeby nie łamać prawa?
Powinieneś w aktach wewnątrzzakładowych obowiązujących w Twojej firmie poinformować pracowników o tym, że może wystąpić konieczność kontroli służbowej poczty. Masz również prawo zakazać korzystania z niej w celach prywatnych.

Innym rozwiązaniem jest opracowanie jasnych zasad wykorzystywania poczty służbowej w celach prywatnych (np. nakazanie pracownikom, aby gromadzili e-maile prywatne w odrębnym folderze lub je odpowiednio oznaczali).

Beata Naróg
prawnik,
specjalista z zakresu prawa pracy,
w latach 2003–2007 pracownik Państwowej Inspekcji Pracy zajmujący się udzielaniem porad prawnych,
obecnie Doradztwo i Usługi Kadrowe DEFIDE