Jak podpisać korzystną dla firmy transportowej umowę z biurem rachunkowym?

Dobry sposób na...
…to, żeby podpisać z biurem rachunkowym korzystną umowę, dostosowaną do specyfiki firmy transportowej

Scedowanie wszystkich obowiązków podatkowych na biuro rachunkowe to bardzo wygodne i korzystne rozwiązanie. Oszczędzasz w ten sposób czas i pieniądze (bo nie musisz zatrudniać księgowej), a także masz pewność, że Twoje zobowiązania podatkowe, nawet te, z których wypełnianiem jest najwięcej komplikacji, rozliczane są na czas i prawidłowo. Ponadto – jeśli biuro się pomyli, to ono będzie spłacać kary i odsetki naliczone przez US.

Żeby jednak to wszystko było możliwe, musisz zadbać o to, żeby wybrać odpowiednie biuro i podpisać z nim korzystną dla siebie umowę. W przeciwnym wypadku współpraca z biurem może być dla Ciebie początkiem problemów, a nie zysków. Jak to zrobić?

Jak wybrać biuro?
Decydując się na powierzenie prowadzenia ewidencji podatkowych biuru rachunkowemu, kieruj się następującymi zasadami:
- wybieraj zawsze takie biuro, które prowadzone jest przez osoby posiadające certyfikat na usługowe prowadzenie ksiąg lub przez doradców podatkowych,
- przed podpisaniem umowy sprawdź, czy biuro (osoba je prowadząca) jest ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej (polisa OC) oraz jaka suma ubezpieczenia jest zapisana w polisie,
- dobrze byłoby, aby biuro podało Ci swoje referencje, czyli udzieliło informacji, dla kogo i jak długo świadczy podobne usługi – udzielenie takiej informacji może świadczyć o tym, że biuro wykonuje swoje usługi dobrze, ponieważ prze długi czas obsługuje tych samych klientów,
- w wyborze biura nie kieruj się wyłącznie niską ceną usługi – cena za usługę musi być godziwa, adekwatna do całego zakresu świadczonej usługi, akceptowalna przez Ciebie, ale nie wyjątkowo niska; zbyt niska cena powinna wzbudzić Twoją czujność.

Przed przystąpieniem do rozmów o zawarcie umowy dobrze byłoby, aby biuro przedstawiło swoją ofertę (bez ceny usług) odnośnie zakresu świadczonych przez nie usług (w miarę szerokie wyspecyfikowanie czynności biura). Wiedza na ten temat pozwoli Ci wstępnie zorientować się, na co możesz liczyć, zlecając usługę.




SPRAWDŹ, ZANIM PODPISZESZ UMOWĘ!
czyli ściągawka: co powinno być w umowie, żebyś nie musiał pamiętać o podatkach

Umowa z biurem powinna zawierać co najmniej następujące postanowienia:
Określenie, jakiego rodzaju ewidencji dotyczyć ma świadczona usługa, czyli sprecyzowanie, jaka ma być forma opodatkowania podatkiem dochodowym oraz postanowienia dotyczące podatku VAT, a także innych ewidencji, takich, jak choćby ewidencja środków trwałych i ewidencja wyposażenia.

Zdefiniowany zakres obowiązków dającego zlecenie, a w szczególności: termin dostarczenia dokumentów do biura; sposób opracowania dokumentów (adnotacje na odwrocie dokumentu dotyczące opisu zdarzenia gospodarczego, np. zakupu samochodu, lub kosztu pośredniego, np. zakupu części zamiennych itp.).

Zapis o tym, jaką metodę księgowania kosztów podatkowych (kasową czy memoriałową) wybierasz, jeśli rozliczasz się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zdefiniowany zakres obowiązków biura, a w szczególności:
- zapis, że biuro ma obowiązek kwalifikowania wydatków jako kosztu podatkowego działalności,
- zapis, że biuro ma obowiązek weryfikacji poprawności formalnej dostarczonych dokumentów,
- wyliczenie rodzajów deklaracji i zeznań, które biuro powinno sporządzać,
- określenie sposobu i terminu informowania zleceniodawcy (czyli Ciebie) o obliczonych kwotach podatków do zapłaty oraz
- wskazanie, kto faktycznie przekazuje deklaracje do urzędu skarbowego.

W umowie muszą się znaleźć także postanowienia uzależnione od specyfiki prowadzonej działalności. W przypadku firmy transportowej:
- z umowy powinno wyraźnie wynikać, że przy kwalifikowaniu podatku naliczonego do odliczenia od podatku należnego biuro zobowiązane jest do uwzględniania regulacji z art. 86 ustawy o VAT. Zamieszczone w nim przepisy wskazują, w jakim okresie rozliczeniowym podatnik ma prawo dokonać odliczenia z wymienionych tam tytułów;
- umowa w części dotyczącej księgowania przychodów powinna uwzględniać specyfikę powstawania obowiązku podatkowego w zakresie podatku dochodowego i podatku VAT przy usługach transportowych;
- w umowie powinny być zamieszczone postanowienia dotyczące wewnątrzwspólnotowej usługi transportowej, jeżeli takie usługi świadczysz dla swych klientów.

Jeżeli biuro w ramach umowy ma prowadzić również rozliczenia ubezpieczeń społecznych, to także – związany z tym zakres obowiązków stron (termin dostarczenia dokumentów i sposób oraz terminy informowania zleceniodawcy o wysokości należnych składek).

Jeżeli z umowy będzie wynikał obowiązek zastępowania Cię przed organami administracji (w tym podatkowej), to koniecznie musicie do niej dodać załącznik w postaci pisemnego pełnomocnictwa. Część pełnomocnictwa powinna mieć charakter ogólny do reprezentowania, natomiast w drugiej części powinny być szczegółowo wymienione czynności, do których upoważniasz biuro: sporządzanie deklaracji, ich podpisywanie, składanie do urzędu lub ZUS.

Jeśli oprócz czynności związanych z podatkami i innymi obowiązkami publicznoprawnymi biuro byłoby zobowiązane do świadczenia innych usług, to powinny one zostać precyzyjnie wymienione, w szczególności gdyby miałoby to być np. sporządzanie wniosków kredytowych, analiz ekonomicznych itp.

Pozdrawiamy
Redakcja "Poradnika Przewoźnika"