Kiedy kierowcy przysługuje zwrot kosztów dojazdu do pracy?

Zdarza się, że kierowcy mieszkają wiele kilometrów od bazy, z której wyruszają w trasy. Czy pracodawca powinien pokrywać koszty ich dojazdu?

Coraz częściej polscy przewoźnicy lokują swoje bazy w innych krajach, na przykład w Niemczech. Ale nawet jeśli baza jest w Polsce, często kierowcy mieszkają daleko od niej i dojeżdżają do pracy prywatnymi samochodami. Czy w takich sytuacjach pracodawca powinien pokrywać koszty ich dojazdu do bazy, na przykład wydatki na paliwo?.

Czym się kierować, podejmując decyzję o zwrocie kosztów?
O tym, czy danemu kierowcy przysługuje zwrot kosztów dojazdu do bazy, decyduje to, w jaki sposób zostało określone miejsce wykonywania pracy w jego umowie o pracę.

W myśl orzecznictwa Sądu Najwyższego (wyrok z 11 kwietnia 2001 r., sygn. akt: I PKN 350/00, publ. OSNP z 2003 r. nr 2, poz. 36) miejsce pracy może być określone jako pewien obszar geograficzny (np. część województwa albo powiat). Jako miejsce pracy wolno również wskazać miejsce, w którym kierowca otrzymuje przydział zadań.

Zwrot kosztów związanych z podróżą służbową (delegacją), w tym kosztów dojazdu, będzie przysługiwał kierowcy wówczas, gdy ten wykonuje obowiązki służbowe poza określonym w umowie miejscem pracy.


Kiedy zwrot kosztów się należy, a kiedy nie?
Załóżmy, że baza, do której dojeżdżają kierowcy, znajduje się w Niemczech i przyjrzyjmy się, kiedy pracodawca powinien dokonać zwrotu kosztów, a kiedy nie ma takiego obowiązku. 

Możliwość 1
Jeżeli w umowie wskazano, że miejscem wykonywania pracy jest pewien obszar na terenie Niemiec (np. miejscowość, w której znajduje się baza lub inny wyodrębniony geograficznie obszar), wówczas kierowcom nie przysługuje zwrot kosztów dojazdu z Polski do miejsca wykonywania pracy.

Możliwość 2
Gdy w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy zostało określone jako pewien obszar geograficzny na terenie Polski (np. miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub dyspozytornia), dojazd pracownika do bazy na terenie Niemiec musi być kwalifikowany jako podróż służbowa. Wówczas kierowcy przysługują koszty podróży służbowych (w tym dojazd, diety i ewentualnie noclegi).

Możliwość 3
W przypadku gdy w umowie w ogóle nie wskazano miejsca pracy, za miejsce pracy uważa się siedzibę pracodawcy. Wtedy dojazd do miejsca wykonywania pracy na terenie Niemiec musi się odbywać na koszt pracodawcy (jest podróżą służbową).

Możliwość 4
Jest jeszcze jedna możliwość – że kierowcy rozpoczynają pracę na terenie Niemiec, w funkcjonującej tam bazie, ale w Polsce (np. w siedzibie pracodawcy) otrzymują konkretne zlecenia dotyczące wykonywanych przez nich obowiązków. Kierowca zatem przed wyjazdem za granicę otrzymuje zlecenie w kraju.

W takich przypadkach podróż służbowa rozpoczyna się w miejscu, w którym kierowca otrzymuje zlecenie, a tym samym przysługuje mu zwrot kosztów dojazdu do bazy w Niemczech.

Podstawa prawna
Artykuł 775 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Beata Naróg
prawnik, specjalista z zakresu prawa pracy,
w latach 2003–2007 pracownik PIP
zajmujący się udzielaniem porad prawnych,
obecnie Doradztwo i Usługi Kadrowe
DEFIDE