Wykresówki jako dokumentacja podróży służbowych kierowców dla US

Czy urząd skarbowy może na podstawie wykresówek zweryfikować rozliczanie diet kierowców?

Dowodem dokumentującym podróż służbową pracownika jest rozliczenie podróży służbowej, a nie wykresówka. Na podstawie takiego rozliczenia podatnik może dokonać wpisu do KPiR.

Wykresówki tachografu zamontowanego w pojeździe służą do ewidencjonowania czasu pracy kierowcy. Rejestrują jazdę, przerwy i odpoczynki kierowcy, a ich stosowanie regulują przepisy dotyczące używania tachografów. Wykresówka z tachografu to dokument, którego może od kierowcy zażądać inspektor Inspekcji Transportu Drogowego. Nie jest natomiast dokumentem wymaganym do potwierdzenia wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową kierowcy. Organ podatkowy nie ma podstaw do kontrolowania wykresówek z tachografu.

Jakie dokumenty są potrzebne do rozliczania podróży służbowych?

Podatnik, który chce zaliczyć do kosztów wydatki z tytułu podróży służbowej własnej lub pracownika, musi udokumentować je tzw. dowodem wewnętrznym. Tak wynika z § 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Nie ma oficjalnego wzoru dowodu wewnętrznego - w przypadku podróży służbowych stosuje się najczęściej druki delegacji. Dowód wewnętrzny dokumentujący rozliczenie kosztów podróży służbowych pracowników oraz przedsiębiorców i osób z nimi współpracujących powinien zawierać co najmniej:

* imię i nazwisko,
* cel podróży,
* nazwę miejscowości docelowej,
* liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu),
* stawkę i wartość przysługujących diet.

Dowód ten powinien być podpisany przez przedsiębiorcę i pracownika (kierowcę). Na podstawie takiego dokumentu podatnik zatrudniający kierowcę dokonuje wpisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Zgodnie z objaśnieniami do KPiR (pkt 13) w kolumnie 13 wpisuje się pozostałe koszty - w tym również wydatki z tytułu podróży służbowych.

Podstawa prawna

§ 14 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Iwona Czauderna
doradca podatkowy